SURAT UNDANGAN

A.   Pengertian Surat Undangan

Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu ditempat dan pada waktu tertentu.

B.   Macam-macam surat undangan

Menurut kepentingannya surat undangan dibagi menjadi 3 macam, yaitu :

1.     Undangan resmi, dipakai untuk keperluan resmi.

Contoh :

Ø Undangan rapat suatu organisasi

Ø Undangan upacara kenegaraan

Ø Undangan pelantikan pejabat

Undangan resmi dikeluarkan oleh badan atau organisasi resmi, sehingga pengundang harus menyebut pihaknya dengan kata kami

Di dalam undangan resmi, kata kami dapat diganti dengan menyebutkan jabatan (mewakili organisasi). Misalnya :

a.     Kami mengundang Saudara untuk…..

b.     Direktur PT SIMFONI mengundang Saudara…..

Ciri-ciri undangan resmi :

a.     Memakai kepala surat (kop surat)

b.     Memakai model atau bentuk surat yang standar

c.      Menggunakan ragam bahasa resmi

d.     Menggunakan kertas yang dikhususkan untuk surat menyurat

Contoh surat undangan  resmi :

PEMERINTAH KABUPATEN BANYUMAS

DINAS PENDIDIKAN

UNIT PENDIDIKAN KECAMATAN PURWOKERTO UTARA

SD NEGERI 1 BOBOSAN

Nomor      :   005/XI/2011                               Purwokerto, 22 November 2011

Hal           :   Undangan                                   Kepada :

                                                                        Yth. Wali Siswa Kelas V

                                                                               SD Negeri 1 Bobosan

                                                                               Di Purwokerto

Dengan hormat,

Mengharap kehadiran Bapak/Ibu Wali Siswa SD Negeri 1 Bobosan pada acara yang akan kami selenggarakan dengan ketentuan sebagai berikut :

Hari/Tanggal:     Sabtu, 24  November 2011

Waktu          :     Pukul 09.00s.d. selesai

Acara           :     Musyawarah Rencana Kegiatan Pentas Seni

Tempat         :     Aula SD Negeri 1 Bobosan

Atas kehadiran orang tua siswa, kami ucapkan terima kasih.

                                                                        Kepala SD Negeri 1 Bobosan

                                                                        Agus Subagyo, M. Pd.

                                                                        NIP. 19710123 200701 1 007     

2.     Undangan setengah resmi

Biasanya dibuat untuk perkumpulan keluarga, perkumpulan arisan, perkumpulan karang taruna dan lain-lain.

Contoh :

Ø Undangan rapat keluarga

Ø Undangan syukuran

Ø Undangan rapat karang taruna

Undangan setengah resmi untuk mewakilkan kelompok, sehingga pengundang harus menyebutkan pihaknya dengan kata kami

Ciri-ciri undangan setengah resmi :

a.     Tidak memakai kepala surat

b.     Bentuk suratnya boleh tidak standar

c.      Boleh menggunakan bahasa campuran (tidak harus bahasa resmi)

d.     Menggunakan kertas yang lazim dipakai untuk surat  menyurat

Contoh surat undangan setengah resmi (Undangan syukuran pernikahan) :

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji Syukur kami hanturkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya kepada kita semua, solawat dan salam kita sanjungkan kepada Nabi Muhammad SAW.

Bersama surat ini kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri acara Syukuran atas akan dilangsungkannya pernikahan putri kami:

Clysia Fitri Ayu Amitri Binti Sudarisma

Dengan

Medi Arman Bin Thabrani

Yang insya Allah akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal   :         Kamis, 18 Oktober 2012

Pukul              :         19.00 WIB (Ba’da isya)

Tempat           :         Kediaman Bapak  Sudarisman Jl. Pajajaran Gang Cermai     No. 28 Lk. I Gunung Sulah, Sukarame-Bandar Lampung

Merupakan suatu kehormatan dan kebahagiaan bagi kami, apabila Bapak/Ibu/Saudara/i dapat berkenan untuk menghadiri undangan kami.

Atas kehadirannya dan perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Kami yang berbahagia

Sudarisman & Klise Sunmadiyati Ningsih

3.     Undangan tidak resmi/Undangan pribadi

Undangan  tidak resmi adalah undangan yang dibuat oleh perorangan untuk keperluan dirinya sendiri.

Contoh :

Ø Undangan ulanga tahun

Ø Undangan syukuran, dll.

Undangan pribadi untuk mewakili satu orang saja, pengundang harus menyebutkan dirinya dengan kata saya.

    Dalam bagian penutup seringkali pengundang mengucapkan terima kasih atas kehadiran orang yang diundang.

    Hal ini tidak perlu dilakukan pada undangan pribadi karena pada taraf ini pengundang baru mengharapkan kehadiran seseorang, sedangkan orang yang diundang belum tentu hadir, sehingga ucapan terima kasih termasuk pemborosan kalimat.

Contoh surat undangan tidak resmi (ulang tahun) :

HAPPY BIRTHDAY

Hai teman-teman…

Datang ya

Dipesta ulang tahunku ke-12

Yang akan diadakan di : KFC Plaza Atrium Senen

Hari : Sabtu, 2 Juli 2011

Pukul : 14.00s/d 1600 WIB

Aku tunggu ya kedatangannya.

Salam manis : Rico

Jadi kalimat penutup undangan yang benar adalah :

a.     Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara

b.     Kehadiran Anda merupakan kebahagiaan kami

c.      Kami menunggu kedatangan Anda

d.     Atas perhatian Anda, kami mengucapkan terima kasih