DOKUMEN

A. Pengertian Dokumen

Dokumen adalah sesuatu yang dapat dijadikan sebagai bukti atau keterangan.

Pengertian dokumen dari beberapa sumber :

1.      Menrurut Ensiklopedia Administrasi

Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

2.      Menurut Ensiklopedia Umum

Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman, tertulis atau tercetak yanga dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas, termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai sesuatu hal.

Jadi, dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

B. Jenis-jenis dokumen

a.  Dokumen ditinjau dari segi pemakaian

    §  Dokumen Pribadi

    §  Dokumen Niaga

    §  Dokumen Sejarah

    §  Dokumen Pemerintah

b.  Dokumen ditinjau dari segi nilai keguanaannya

    §  Nilai Penerangan

    §  Nilai Perdagangan

    §  Nilai Yuridis

    §  Nilai Historis

c.  Dokumen ditinjau dari sumbernya

    §  Dokumen yang bersumber dari pemerintah

    §  Dokumen yang bersumber dari swasta yang mempunyai kekuatan hukum

    §  Dokumen bersumber dari kontrak-kontrak dagang

d.  Dokumen ditinjau dari fungsinya

    §  Dokumen Dinamis

    §  Dokumen Statis

e.  Dokumen ditinjau dari segi penelitian

    §  Dokumen Primer

    §  Dokumen Sekunder

    §  Dokumen Tersier

f.   Dokumen ditinjau dari segi ruang lingkupnya

    §  Dokumen Literal

    §  Dokumen Kolporal

    §  Dokumen Privat

C. Kegiatan atau Tugas Dokumentasi
 1. Mencari mengumpulkan bahan-bahan
 2. Mencatat dokumen 
 3. Mengolah dokumen
 4. Memproduksi dokumen
 5. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen
 6. Menyimpan dan memelihara dokumen

ARSIP DALAM KEARSIPAN

1. Pengertian Arsip

     Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa yunani yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kaa arsip dalam bahasa latin disebut fellum yang artinya benang atau tali.

    Menurut ensiklopedia administrasi, arsip adalah segenap warkat dari suatu informasi kenegaraan atau badan swasta yand diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dan dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan,.

2. Syarat-syarat Arsip

     Arsip harus mempunyai syarat-syarat penting, yaitu :

    1. Merupakan kumpulan warkat

    2. Disimpan menurut sistem tertentu

    3. Mempunyai nilai kegunaan

    4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

3. Jenis-jenis Arsip

    Arsip mempuyai beberapa macam jenis, antara lain :

   1. Dari segi bentuk fisik

       a. Arsip yang bentuk fisiknya lembaran

       b. Arsip yang fisiknya tidak berbentuk lembaran

   2. Dari segi masalah

       a. Financial Record

       b. Incentory Record

       c. Personal Record

       d. Sales Record

       e. Production Record

   3. Dari segi pemiliknya

       a. Lembaga pemerintah

          - Arsip nasional di Republik Indonesia           

          - Asip nasional ditiap-tiap ibukota daerah tingkat 1

       b. Instansi Pemerintah/swasta

          - Arsip primer dan arsip sekunder

          - Arsip sentral dan arsip unit

   4. Dari segi sifatnya

       a. Arsip biasa

       b. Arsip penting

       c. Arsip tidak penting

       d. Warkat sangat penting

       e. Arsip rahasia

  5. Dilihat dari segi fungsinya 

      a. Arsip dinamis

      b. Arsip Statis

4. Fungsi arsip 

    Arsip mempunyai beberapa fungsi, antara lain yaitu :    

    1. Sebagai alat untuk membantu ingatan bagi seseorang atau organisasi

    2. Sebagai sumber informasi

    3. Sebagai alat pembuktian untuk masa sekarang dan masa yang akan datang

    4. Dapat menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu

    5. Arsip dapat dipelajari untuk menunjang penelitian dan mengembangkan ilmu pengetahuan

    6. Sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan

5. Nilai guna arsip

    a. Nilai Penerangan

            Warkat/arsip disini mempunyai nilai guna memberikan suatu ketarangan kepada instansi pencipta arsip atau pihak luar

    b. Nilai Yuridis

            Warkat bernilai sebagai bahan pembuktian. Misalnya sertifikat tanah, surat kontrak, surat wasiat harta benda, dll.

    c. Nilai Historis

            Arsip dapat menggabarkan keadaan atau peristiwa masa lalu. Misalnya risalah rapat, foto-foto, film, dll.

    d. Nilai Ilmiah 

            Warkat memberikan sumber informasi tentang ilmu pengetahuan.

Tips Agar Belajar Menjadi Efektif

Menemukan metode dan cara belajar yang efektif memang perlu proses.  Tidak semua individu memiliki cara belajar efektif yang sama dengan individu yang lainnya.  Diperlukan pengamatan sekaligus kemampuan analisa untuk mengetahui metode belajar yang paling pas bagi seseorang.  Namun, ada beberapa tips yang bisa anda lakukan untuk dalam belajar anda bisa lebih efektif dalam menyerap ilmu.  Apa sajakah tips tersebut?  Berikut daftar 10 tips cara belajar efektif :

1.  Buat sesuatu yang anda pelajari terlihat menarik

Sesulit apapun pelajaran yang harus dipelajari, jika anda mampu membuatnya terasa menarik pasti akan lebih efektif diserap.  Contohnya dalam mempelajari berbagai fenomena dan rumus-rumus listrik mata pelajaran Fisika.  Cobalah untuk langsung mencari contoh aplikasi tentang arus listrik, tegangan, daya, efisiensi, dan lain-lain.  Contoh lain, ketika anda belajar sejarah, cobalah untuk memahaminya seperti sebuah cerita.  Jika perlu, carilah video-video yang berhubungan dengan subjek yang anda pelajari untuk membuat topik menjadi lebih menarik dan mudah dipelajari.

2.  Makan camilan di tengah proses belajar

Makan camilan, sepanjang tidak membuat kita terlalu kenyang terbukti ampuh untuk meningkatkan daya konsentrasi.  Oleh karena itu, selalu sediakan snack dan berbagai makanan ringan untuk menemani anda belajar.  Ketika anda merasa mulai bosan dan konsentrasi menurun, ambilah segenggam snack dan luangkan waktu 1-2 menit untuk menyantapnya.  Setelah selesai, anda pasti akan merasa lebih fresh dan konsentrasi anda untuk belajar kembali di titik puncak.  Jika perlu, sediakan pula minuman ringan seperti softdrink dan sirup untuk menemani snack anda.

3.  Car tempat yang nyaman

Belajarlah di tempat yang bersih, nyaman, dan bebas dari suara-suara berisik.  Hal ini akan sangat membantu anda lebih fokus pada subjek pelajaran, dan otomatis materi yang anda serap akan lebih efektif.  Jangan memaksakan diri untuk belajar apabila kondisi kamar belajar berantakan dan terdapat banyak benda-benda berserakan di atas meja belajar anda.  Jika masih memungkinkan, cobalah untuk membersihkannya.  Namun jika anda tidak mempunyai banyak waktu, pindahlah ke tempat belajar yang lebih kondusif.  Pastikan juga tempat anda belajar memiliki penerangan cahaya yang memadai.

4.  Belajarlah saat dalam kondisi paling bugar

Cobalah belajar di saat kondisi anda paling bugar.  Saat baru bangun tidur, setelah tidur siang, atau sehabis mandi.  Ketika tubuh anda masih segar, otomatis pikiran akan fresh dan materi yang dipelajari akan lebih mudah diserap.  Dalam kondisi tubuh optimal, suatu hal yang biasanya menuntut 3-4 kali baca sebelum anda bisa memahaminya bisa anda pelajari lebih cepat, mungkin hanya dalam 2 atau bahkan sekali baca.

Satu lagi poin penting, jangan melakukan hal-hal yang melelahkan sebelum belajar, baik secara fisik maupun mental.  Persiapkanlah fisik anda sebugar mungkin untuk bisa belajar dengan efektif.

5.  Bagi periode belajar dalam beberapa sesi.  Jangan belajar terlalu lama

Tips ini sangat penting, namun sering dilupakan karena kondisi waktu yang sudah terlalu mepet.  Dalam pola belajar ideal, anda tidak boleh menghadapi buku terlalu lama tanpa diselingi aktivitas apapun.  Cobalah untuk beristirahat dan memberikan jeda antara 15 sampai 30 menit setiap kali anda belajar selama 45 menit.  Hal ini terbukti lebih efektif daripada belajar 2 jam secara berturut-turut tanpa jeda sama sekali.

Satu poin lagi yang penting untuk anda ingat : Jangan sampai waktu jeda tersebut membuat anda terlena.  Ketika beristirahat, jangan melakukan sesuatu yang memerlukan waktu lebih dari 15 menit untuk menyelesaikannya.  Hal ini akan membuat anda bisa melupakan aktivitas belajar yang sedang berlangsung.

6.  Minum air putih

Air putih memiliki fungsi alami untuk membuat tubuh menjadi segar, apalagi setelah berkonsentrasi lama mempelajari sesuatu.  Sediakan segelas air putih di saat anda belajar.  Di saat anda merasa mulai kehilangan konsentrasi, mata lelah, atau bosan, teguklah segelas air putih.  Selain berfungsi untuk mengembalikan konsentrasi yang mulai buyar, air putih juga bisa membuat anda lebih sehat dan segar.

7.  Belajar dengan kata kunci

Selalu pelajari sesuatu dari hal-hal terpenting, dengan menggunakan konsep kata kunci.  Misalkan ketika anda mempelajari tentang klasifikasi hewan, pelajari dulu nama-nama dalam klasifikasinya, seperti : mamalia, aves, pisces, reptil, dan sebagainya.  Setelah anda memegang kata-kata kunci dan konsep-konsep penting dalam sebuah bab, baru anda mulai mencoba memahami definisi dan contoh-contoh dari poin-poin penting yang sebelumnya anda pelajari.  Cara ini sangat membantu anda untuk belajar lebih sistematis dan efisien.

8.  Bersihkan meja belajar dari barang-barang yang tidak diperlukan

Jangan sampai meja tempat anda belajar dipenuhi dengan benda-benda yang bisa mengalihkan perhatian.  Singkirkan telepon, laptop, serta benda lain yang tidak berhubungan dengan aktivitas belajar anda.  Pastikan juga alat tulis dan kertas yang anda perlukan terletak dalam jarak jangkauan anda.  Ingat, salah satu penyebab gagalnya aktivitas belajar adalah terlalu banyaknya hal-hal lain yang bisa mengalihkan aktivitas anda.  Jika hal-hal pengalih perhatian itu dijauhkan dari jangkauan, maka anda akan lebih mudah fokus dan berkonsentrasi dalam menyerap materi.

9.  Buat flashcard

"Flashcard" adalah sebuah media yang sangat populer untuk membantu anda mengingat-ingat poin tertentu dalam sebuah pelajaran.  Intinya, anda bisa memotong-motong kertas seukuran kartu remi, sesuai jumlah yang anda butuhkan.  Pada satu sisi, anda bisa menuliskan sebuah pertanyaan, dan di sisi lain anda menulis jawaban dari pertanyaan tersebut.  Bawalah flashcard ke manapun anda beraktivitas, atau tempelkanlah di kamar anda, di tempat yang mudah terlihat.  Dengan menggunakan flashcard, proses belajar akan menjadi lebih efektif dan menarik.

10.  Belajar dengan orang lain

Belajar dengan teman sekelas atau anggota keluarga bisa menjadi salah satu poin penting yang mempermudah anda menyerap bahan pelajaran dengan efektif.  Kelebihan dari metode ini adalah keadaan di mana anda bisa mendiskusikan suatu materi tertentu.  Anda bisa saling bertukar pendapat, bertanya jawab, atau bahkan saling mengajari untuk memecahkan soal-soal tertentu.

Satu hal yang harus anda waspadai, belajar kelompok akan sama sekali tidak berguna apabila orang-orang di dalamnya tidak fokus dengan materi pelajaran di dalamnya.  Biasakan juga untuk tidak bergantung pada satu orang tertentu dalam menjawab soal-soal saat belajar kelompok.

Langkah Mudah Mempertajam DAYA INGAT

 

Daya ingat identik dengan faktor usia. Semakin lanjut usia seseorang, semakin menurun daya ingatnya. Namun, banyak cara bisa dilakukan untuk memaksimalkan kemampuan daya ingat kita. Berikut ini 10 Tips Mempertajam Daya Ingat Kita

1. Senam Otak
Otak semacam otot yang perlu dilatih secara berkala. Caranya, buat tantangan atau tebak-tebakkan untuk diri sendiri yang dapat mengasah ingatan. Misalnya, menyebut judul lagu-lagu lama, mengingat bait puisi saat kecil, atau sebut 10 barang yang ada di kulkas.

2. Berpikir
Mengingat satu hal yang tak kunjung muncul di kepala pasti menjengkelkan. Saat mengalaminya, jangan panik. Tenangkan diri sesaat sambil memikirkan hal-hal ringan seperti jenis buah-buahan, jenis olahraga air, atau nama-nama sahabat. Aktivitas itu akan membantu seseorang lebih cepat mengingat hal penting yang ia lupakan.

3. Air Putih
Fakta menunjukkan bahwa seluruh fungsi organ tubuh akan berjalan dengan baik ketika mendapat asupan air yang cukup. Tak terkecuali fungsi otak. Biasakan minum 6-8 gelas air putih sehari.

4. Santai
Tekanan atau stres membuat kerja otak melemah dan sulit berkonsentrasi. Dalam kondisi demikian, istirahatlah sejek sambil melakukan aktivitas santai seperti membaca buku, bermain game online untuk memulihkan kerja otak.

5. Permainan Asah Otak
Kebiasaan mengisi teka-teki silang yang tersedia di koran atau memainkan sudoku di telepon genggam bermanfaat positif untuk meningkatkan daya ingat seseorang.

6. Bertamasya ke Masa Lalu
Melihat kembali hal-hal di masa lalu secara tidak langsung melatih ingatan jangka panjang. Saat pulang kampung misalnya, cobalah memunculkan kembali kenangan masa kecil.

7. Makanan
Bukan hanya minyak ikan yang dapat mempertajam daya ingat, tetapi juga bahan makanan berwarna merah dan ungu seperti blueberry, buah bit, dan bawang merah. Bahan makanan kaya asam folat seperti brokoli, pisang, dan kacang polong juga bermanfaat menjaga kesehatan otak.
Beberapa bahan makanan dapat membantu Anda memelihara daya ingat agar terhindar dari dementia atau kepikunan di hari tua. Sebaiknya konsumsi juga beberapa bahan makanan untuk fungsi memori lebih baik sampai tua, seperti dilansir Womenshealthmag.com.

• Kubis

  Kubis merupakan sumber yang baik dari asam folat yang sangat ampuh untuk memperbaiki masalah pada memori atau ingatan. Asam folat merupakan zat gizi terbaik untuk daya ingat Anda, jadi konsumsi kubis dalam jumlah cukup dan tak berlebih sangat dianjurkan.

• Telur

  Telur memiliki kandungan protein yang cukup tinggi, selain itu, makanan ini juga memiliki kandungan vitamin penting yaitu B6 dan B12 yang juga berperan dalam daya ingat bersama dengan asam folat. Penelitian menyebutkan bahwa kekurangan vitamin B6 dan B12 akan menyebabkan kemampuan daya ingat yang menurun lebih cepat dibanding dengan yang mengonsumsi vitamin tersebut dalam jumlah cukup.

• Brokoli

  Penelitian di Havard menyebutkan, wanita yang mengonsumsi jenis sayuran ini dalam jumlah banyak memiliki resiko kepikunan yang lebih rendah. Brokoli memiliki kandungan antioksidan, asam folat, dan vitamin B6.

• Stroberi

  Kandungan antioksidan yang disebut dengan antosianin pada stroberi memiliki kemampuan untuk mencegah hilangnya daya ingat pada sebuah penelitian yang dilakukan pada hewan. Antosianin juga membantu menjaga kesehatan pembuluh darah sehingga aliran darah ke otak tetap lancar. Selain antosianin, stroberi juga memiliki kandungan asam folat dan B6.

• Salmon

  Ikan ini memiliki kandungan asam lemak omega 3 yang cukup tinggi sehingga dapat membantu mempertajam memori. Seseorang yang mengonsumsi ikan paling tidak seminggu sekali 10% lebih lambat penurunan daya ingatnya dibanding dengan yang jarang mengonsumsi ikan

 
8. Berpikir Lewat Gambar
Cara ini bisa dipraktikkan saat menyusun daftar belanja. Catat barang-barang yang akan dibeli sambil membayangkan diri sedang berjalan menyusuri lorong-lorong supermarket dan menemukan produk yang diinginkan.

9. Tidur Cukup
Tidur dibutuhkan agar sel tubuh beristirahat dan beregenerasi. Termasuk sel otak. Sebab itu, usahakan bangun kerja sama fisik dan mental yang baik agar tercipta tidur sehat dan berkualitas.

10. Olahraga
Lakukan latihan fisik yang merangsang perbaikan sirkulasi darah seperti jogging, dan aerobik. Sirkulasi darah yang lancar akan meningkatkan produksi oksigen ke otak yang sangat bermanfaat untuk mempertajam kemampuan berpikir.