ARSIP DALAM KEARSIPAN

1. Pengertian Arsip

     Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa yunani yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kaa arsip dalam bahasa latin disebut fellum yang artinya benang atau tali.

    Menurut ensiklopedia administrasi, arsip adalah segenap warkat dari suatu informasi kenegaraan atau badan swasta yand diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dan dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan,.

2. Syarat-syarat Arsip

     Arsip harus mempunyai syarat-syarat penting, yaitu :

    1. Merupakan kumpulan warkat

    2. Disimpan menurut sistem tertentu

    3. Mempunyai nilai kegunaan

    4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

3. Jenis-jenis Arsip

    Arsip mempuyai beberapa macam jenis, antara lain :

   1. Dari segi bentuk fisik

       a. Arsip yang bentuk fisiknya lembaran

       b. Arsip yang fisiknya tidak berbentuk lembaran

   2. Dari segi masalah

       a. Financial Record

       b. Incentory Record

       c. Personal Record

       d. Sales Record

       e. Production Record

   3. Dari segi pemiliknya

       a. Lembaga pemerintah

          - Arsip nasional di Republik Indonesia           

          - Asip nasional ditiap-tiap ibukota daerah tingkat 1

       b. Instansi Pemerintah/swasta

          - Arsip primer dan arsip sekunder

          - Arsip sentral dan arsip unit

   4. Dari segi sifatnya

       a. Arsip biasa

       b. Arsip penting

       c. Arsip tidak penting

       d. Warkat sangat penting

       e. Arsip rahasia

  5. Dilihat dari segi fungsinya 

      a. Arsip dinamis

      b. Arsip Statis

4. Fungsi arsip 

    Arsip mempunyai beberapa fungsi, antara lain yaitu :    

    1. Sebagai alat untuk membantu ingatan bagi seseorang atau organisasi

    2. Sebagai sumber informasi

    3. Sebagai alat pembuktian untuk masa sekarang dan masa yang akan datang

    4. Dapat menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu

    5. Arsip dapat dipelajari untuk menunjang penelitian dan mengembangkan ilmu pengetahuan

    6. Sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan

5. Nilai guna arsip

    a. Nilai Penerangan

            Warkat/arsip disini mempunyai nilai guna memberikan suatu ketarangan kepada instansi pencipta arsip atau pihak luar

    b. Nilai Yuridis

            Warkat bernilai sebagai bahan pembuktian. Misalnya sertifikat tanah, surat kontrak, surat wasiat harta benda, dll.

    c. Nilai Historis

            Arsip dapat menggabarkan keadaan atau peristiwa masa lalu. Misalnya risalah rapat, foto-foto, film, dll.

    d. Nilai Ilmiah 

            Warkat memberikan sumber informasi tentang ilmu pengetahuan.